Politica de Manejo y Retención de Récords de FitzGerald Law Company, sus abogados de inmigración, defensa penal y lesiones por accidente en Boston, Massachusetts

Récords de Clientes/Casos

En FitzGerald Law Company, el manejo y la retención de expedientes es un proceso continuo, y no uno que se inicia al concluir un caso. Durante nuestra representación de un cliente, es la responsabilidad de todos nuestros empleados el ser extremadamente cuidadosos de que todo documento, notificación administrativa de Agencias, récords de tiempo y correos electrónicos queden debidamente registrados o guardados en nuestro sistema digital de archivo y administración, Time Matters, y que todos los documentos que nuestra oficina produzca o reciba de terceras partes sean duplicados y enviados al cliente al ser recibidos o producidos. Todo documento original recibido de nuestros clientes (Ej. certificados de nacimiento, certificados de matrimonio, pasaportes, fotos, etc.) debe ser duplicado para nuestro archivo y todo original devuelto al cliente inmediatamente. Es nuestra política no guardar ningún documento o propiedad original perteneciente a nuestros clientes. Sin embargo, se espera y es requisito que nuestros clientes traigan sus documentos originales a todas la citas, reuniones, entrevistas con agencias de gobierno, o audiencias de corte, como indicado por su abogado.

Casos Abiertos

Nuevos casos son identificados por el nombre del cliente y se les asigna un número de caso único, por el cual es identificado en todos los récords de trabajo de nuestra firma, incluyendo facturación de tiempo y récords contables. Mantenemos ordenadamente los documentos del caso archivados cronológicamente durante la vida del caso. Escaneamos y guardamos debidamente identificados todos los documentos no creados por nuestra firma, en nuestro sistema digital de archivo y administración, a medida que estos son recibidos, para así mantener una copia electrónica completa del expediente. Los récords de un expediente que este abierto, se mantienen en nuestro archivo en orden numérico y solo se remueven de la oficina para audiencias en corte u otro propósito autorizado.

Casos Cerrados

Una vez un caso concluye, el abogado responsable debe cerciorarse de que todo documento relacionado al caso esté debidamente archivado y que cualquier material duplicado sea destruido en los recipientes designados para destrucción confidencial. El miembro de nuestro equipo responsable por el caso lo marcará como cerrado en nuestro sistema digital de archivo y administración, al igual que notificará al cliente por escrito que nuestra firma esta cerrando el caso, ingresará la fecha de cierre del caso y su disposición, y físicamente moverá el archivo a uno de los archivadores de casos cerrados.

Períodos de Retención de Récords

Nuestro período de retención de récords para inmigración, daños y perjuicios y cualquier tipo de caso de naturaleza no penal, es un mínimo de 7 años. Para casos penales, este período será ajustado caso por caso, una vez recibamos notificación de que realizarán procedimientos legales post-condena (ej. Apelación, etc.), sin embargo este no será menor de 7 años. El período de retención de los records de nuestros clientes comienza inmediatamente termina nuestra representación, que generalmente es la fecha de cierre demarcada en Time Matters, o la fecha de nuestra carta notificando al cliente el cierre de su caso.
Destrucción Confidencial de Récords de Clientes
Periódicamente, identificaremos los casos cerrados mas viejos para mandar fuera de nuestra oficina para almacenamiento, basado en nuestras limitaciones de espacio, y anotaremos en Time Matters la nueva localización del expediente de acuerdo a lo indicado por nuestra Compañía de Almacenamiento de Récords. También identificaremos periódicamente, los casos para los cuales se ha vencido el plazo de retención y le pediremos a nuestra Compañía de Almacenamiento de Récords que los destruya. Para asegurarnos de confidencialidad en la destrucción de los expedientes de nuestros clientes, nuestra firma solo empleara los servicios de compañías especializadas y profesionales en el manejo y destrucción de récords.

Autorización de la Destrucción de Récords de Clientes

Al firmar nuestro contrato o aceptar nuestra representación, los clientes autorizan a nuestra oficina destruir sus expedientes de casos cerrados, una vez expirado su tiempo de retención, de acuerdo a nuestra política de retención de récords. Nuestra oficina provee a cada cliente con copias de toda la documentación de su expediente durante el transcurso de nuestra representación, sin embargo, si en cualquier momento el cliente desea copias adicionales de los récords de su expediente, una vez su caso esté cerrado, el cliente deberá pagar por adelantado los costos de duplicación y búsqueda (Ej. costos de recuperación una vez el caso ha sido transportado al deposito fuera de nuestra oficina, etc.)

Expedientes de Clientes y Clientes Antiguos

Un cliente o cliente antiguo puede solicitar a nuestra firma legal de abogados de inmigración, defensa penal y lesiones por accidente, una copia adicional de su expediente para sus records o para entregárselo a otro abogado. Esto requiere el pago del costo de recuperación y copia del expediente, ya que una copia se le ha entregado al cliente o cliente antiguo durante el transcurso del caso. Nuestra oficina revisará toda la copia del expediente parar asegurarse que solo contenga récords pertenecientes al cliente y no a terceros.

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