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Récords de Clientes/Casos

En FitzGerald & Company, el manejo y la retención de expedientes es un proceso continuo, y no uno que se inicia al concluir un caso. Durante nuestra representación de un cliente, es la responsabilidad de todos nuestros empleados el ser extremadamente cuidadosos de que todo documento, notificación administrativa de Agencias, récords de tiempo y correos electrónicos queden debidamente registrados o guardados en nuestro sistema digital de archivo y administración de la práctica, Time Matters, y que todos los documentos que nuestra oficina produzca o reciba de terceras partes sean duplicados y enviados al cliente al tiempo de ser recibidos o producidos. Todo documento original recibido de nuestros clientes (Ej. certificados de nacimiento, certificados de matrimonio, pasaportes, fotos, etc.) debe ser duplicado para nuestro archivo y todo original devuelto al cliente inmediatamente. Es nuestra política no guardar ningún documento o propiedad original perteneciente a nuestros clientes. Sin embargo, se espera y es requisito que nuestros clientes traigan sus documentos originales a todas la citas, reuniones, entrevistas con agencias de gobierno, o audiencias de corte, como indicado por el abogado.

Casos Abiertos
Nuevos casos son identificados por el nombre del cliente y se les asigna un número de caso único, por el cual es identificado en todos los récords de trabajo de nuestra firma, incluyendo facturación de tiempo y récords contables. Mantenemos ordenadamente los documentos del caso archivados cronológicamente durante la vida del caso. Escaneamos y guardamos debidamente identificados todos los documentos no creados por nuestra firma, en nuestro sistema digital de archivo y administración de la práctica, a medida de que estos son recibidos, para así mantener una copia electrónica completa del expediente. Los récords de un expediente que este abierto, se mantienen en nuestro archivo en orden numérico y solo se remueven de la oficina para audiencias en corte u otro propósito autorizado.

Casos Cerrados
Una vez un caso concluye, el abogado responsable debe cerciorarse de que todo documento relacionado al caso esté debidamente archivado y que cualquier material duplicado sea destruido en los recipientes designados para destrucción confidencial. El miembro de nuestro equipo responsable por el caso lo marcará como cerrado en nuestro sistema digital de archivo y administración de la práctica, al igual que notificará al cliente por escrito que nuestra firma esta cerrando el caso, ingresará la fecha de cierre del caso y físicamente moverá el archivo a uno de los archivadores de casos cerrados.

Períodos de Retención de Expedientes
Nuestro período de retención de récords para inmigración, daños y perjuicios y cualquier tipo de caso de naturaleza no penal, es un mínimo de 7 aoñs. Para casos penales, el período será determinado caso por caso (Ej. hasta que toda apelación directa sea exhaustada o la sentencia haya sido cumplida, o hasta que el caso sea duplicado y transferido a otro abogado, y solo después de que este nos envíe una confirmación firmada del recibo del caso), y solo después de comunicar por escrito al cliente o representante legal subsecuente, nuestra intención de destruir el expediente, sin embargo este no será menor de 7 años. El período de retención de los record de nuestros clientes comienza inmediatamente en la fecha de cierre demarcada en Time Matters, la cual es determinada por la fecha demarcada en nuestra carta notificando al cliente del cierre de su caso.

Destrucción Confidencial de Expedientes de Clientes
Anualmente, identificaremos los casos cerrados mas viejos para mandar fuera de nuestra oficina para almacenamiento, basado en nuestras limitaciones de espacio, y anotaremos en Time Matters la nueva localización del expediente de acuerdo a lo indicado por nuestra Compañía de Almacenamiento de Récords. También identificaremos los casos para los cuales se ha vencido el plazo de retención y le pediremos a nuestra Compañía de Almacenamiento de Récords que los destruya. Antes de destruir cualquier expediente penal, el equipo administrativo solicitará la aprobación del Abogado Administrador. Para asegurarnos de confidencialidad en la destrucción de los expedientes de nuestros clientes, nuestra firma solo empleara los servicios de compañías especializadas y profesionales en el manejo y destrucción de récords.

Autorización de la Destrucción de Expedientes de Clientes
Al firmar nuestro contrato, el cliente autoriza a nuestra oficina destruir su expediente una vez cerrado el caso y expirado su tiempo de retención, de acuerdo a nuestra política de retención de récords. Nuestra oficina provee a cada cliente con copias de toda la documentación de su expediente durante el transcurso de nuestra representación, sin embargo, si en cualquier momento el cliente desea copias adicionales de los récords de su expediente, una vez su caso esté cerrado, el cliente deberá pagar por adelantado los costos de duplicación y búsqueda (Ej. si el caso ha sido transportado al deposito fuera de nuestra oficina). No obstante, la firma no se rehusará a entregarle a nuestro cliente cualquier material de su expediente, por falta de pago, cuando retener esta información pueda ser perjudicial para nuestro cliente, de acuerdo con las reglas de ética profesional de la práctica legal.

Expedientes de Clientes Antiguos
A veces puede ocurrir el caso de que un cliente antiguo le pida a la firma que le devuelva sus récords o que se los entregue a otro abogado. Esto generalmente ocurre cuando un cliente nos pide que nuestra firma termine con su representación en un caso u área específica o en su totalidad, o en conexión con la partida de un abogado de nuestra firma.

En este caso, el abogado originador del caso deberá revisar todos los récords antes de que estos sean entregados al cliente o abogado sucesor, para asegurarse de que el expediente sólo contenga récords pertenecientes al cliente. Los recibos apropiados deberán ser obtenidos de parte del cliente y/o abogado sucesor. No se entregarán récords a clientes o abogados sucesores sin la aprobación del Abogado Administrador.

Revisión Anual
Expedientes Penales o Penal/Inmigración tienen un período de retención que requiere una revisión anual. Anualmente, el equipo administrativo enviará al Abogado Administrador una lista de todos los casos Penales y Penal/Inmigración que la firma tiene en el depósito. El abogado deberá decidir si desea contactar al cliente para devolverle sus récords directamente.

Si el Abogado Administrador desea tratar de devolver los récords al cliente, el equipo administrativo le proveerá al abogado un borrador de la carta al cliente informándole que la firma desea devolverle sus récords. Esta carta debe ser revisada y firmada por el Abogado Administrador. Una vez revisada y firmada, la carta será enviada al cliente por el equipo administrativo. Si el cliente no puede ser ubicado, el Abogado Administrador debe informar esta situación al equipo administrativo por escrito y el expediente debe ser marcado para retención permanente.

Expedientes Administrativos y Contables de la Firma

Los récords contables y financieros de la firma, tales como cuentas, facturas, extractos bancarios, hojas de tiempo, nómina, etc., al igual que otros récords administrativos serán retenidos por un mínimo de 7 años, excepto cuando esto no sea requerido por la ley. Una vez vencido este término de retención, los récords serán destruidos confidencialmente por nuestro servicio de Destrucción de Récords.

Nota sobre la Destrucción de Récords de la Firma
En caso de que existiese algún reclamo o acción legal contra la Firma (una vez notificados de tal acción), los récords de la Firma relevantes a cualquier reclamo o potencial acción legal serán retenidos hasta que el reclamo o acción legal haya terminado, aún si el período de retención de tales récords se ha vencido. Si se ha programado la destrucción de récords relacionados a un reclamo o acción legal contra la Firma, la destrucción no se iniciará hasta que el reclamo o acción legal haya terminado.

Documentos Electrónicos
Los documentos electrónicos de clientes/casos en nuestra Firma tienen el mismo período de retención que los documentos de papel.

Copias de Resguardo
Copias de resguardo incrementales de nuestra red son hechas dos veces al día. La última copia diaria es guardada por una semana, hasta que sea sobrescrita a la semana siguiente.